QUELLES SONT LES FORMALITES ADMINISTRATIVES RELATIVES
A UN VOYAGE SCOLAIRE ?
-Le chef d’établissement donne son autorisation à l’organisation du voyage. Par cet acte, il valide la valeur pédagogique du projet.
-Dans le cas d’un voyage à l’étranger, la décision du chef d’établissement est transmise au rectorat (circulaire du 6 octobre 1988).
-Le Conseil d’Administration de l’établissement donne son accord quant à la programmation du voyage et au plan de financement. Il se prononce sur l’ensemble du budget proposé ainsi que sur la possibilité pour toutes les familles d’assumer les frais du séjour de leur enfant. La loi spécifie en effet que le coût du séjour ne doit entraîner aucune ségrégation entre les élèves.
-Cette disposition vient officialiser une pratique existante, afin de permettre au Conseil de déléguer cette responsabilité à une commission permanente plus souple. Pour plus de renseignements, consulter le site Eduscol du ministère de l’éducation nationale.
DEVIS
* Un devis est-il gratuit ? Réponse : OUI
* Peut-on demander plusieurs devis ? Réponse : OUI mais, afin d’éviter un travail « inutile », nous demandons aux enseignants d’essayer de « cerner » le mieux possible leurs souhaits en prenant en compte les « réalités économiques » : mettre en adéquation un budget et les demandes (en utilisant comme références les tarifaires de la brochure ou les indications publiées sur le site), donner une « fourchette » de participants potentiels.
* Est-il possible de recontacter l’organisme après la réception du devis afin de « dialoguer » sur la ou les propositions ? Réponse : non seulement c’est possible, mais c’est « conseillé » : en nous recontactant, nous pourrons mieux cerner les difficultés auxquelles vous pouvez être confronté(e) et aussi vous donner quelques éléments de comparaisons avec d’autres propositions car il est peut-être des paramètres que n’apparaissent pas à la simple lecture d’une proposition. De même, si Thalassa se permet de vous recontacter pour vous demander où en est votre projet alors que vous êtes absent(e) et qu’un message vous est laissé sur votre répondeur, ayez la gentillesse de nous rappeler …
* Peut-on aménager les programmes présentés dans le catalogue général ?
Oui. Nos programmes, sans cesse remaniés répondent aux demandes les plus fréquentes et aux réalisations les plus réussies. Ils peuvent toujours être organisés en fonction de vos souhaits particuliers tant au niveau du mode de transport, de l’hébergement, du contenu que de la durée de séjour. Notez que les programmes très particuliers ou à composantes techniques peuvent prendre plus de temps à l’élaboration ; contactez nous le plus tôt possible.
* Quel encadrement prévoir par rapport au nombre d'élèves ?
C’est au chef d’établissement d’évaluer (selon la circulaire 76260 du 26.08.76) le nombre d’accompagnateurs nécessaire en fonction de l’effectif du groupe constitué (il existe en effet des « tranches » à respecter et au-dessous desquelles on ne peut « descendre »-impossible par exemple de ne prévoir qu’un accompagnateur pour 20 élèves !) . A notre niveau, les devis proposés accordent en moyenne une gratuité par tranche de 12 participants payants, mais selon les destinations et le type de transport, et afin de ne pas grever le budget (tout en respectant bien sûr les taux légaux d’encadrement), le nombre d’accompagnateurs par rapport au nombre de participants scolaires varie.
LA RESERVATION D’UN VOYAGE SCOLAIRE
Une fois que le principe du voyage scolaire a été accepté et que vous avez une première idée du nombre de participants au voyage (nombre estimatif bien sûr), vous nous faites parvenir une « lettre d’option » qui nous permettra, sur des dates que vous nous aurez proposées (nous vous demandons de nous en indiquer plusieurs si possible..) de nous assurer des disponibilités au niveau des prestataires (avion, hôtels, etc) . Une lettre d’option ne vous engage pas « légalement » bien sûr même si elle est accompagnée d’un chèque de 160 euros (cette somme , destinée avant tout à éviter les « fausses réservations », vous sera restituée si vous nous informez de l’annulation de votre option dans les 3 semaines qui suivent son envoi) elle nous permet de vérifier les disponibilités (transport, hébergement) ; ces disponibilités seront « assurées » pendant une durée relativement limitée (3 semaines), assez longue pour vous permettre de « préparer » le voyage – démarches auprès des parents, de l’intendance, de l’administration – mais cependant limitée afin de ne pas bloquer indûment des prestataires qui ont d’autres demandes.
LE TRANSPORT AERIEN ET LES COMPAGNIES « LOW COAST »
La page d’accueil du site Thalassa contient , sur ce sujet, un article. Vous y reporter.
REMPLACEMENT DES ENSEIGNANTS
Les professeurs qui participent à un voyage scolaire doivent-ils être remplacés ?
Réponse : le cas du voyage scolaire n’est pas concerné par la législation sur les remplacements de courte durée (décret 2005.10035 du 26/01/2005) : le remplacement des cours ne constitue pas une condition préalable à l’organisation du voyage scolaire ; le rattrapage des cours peut s’organiser ultérieurement .
L’ADHESION à Thalassa est-elle obligatoire ?
Réponse : Oui. Thalassa est une association à but non lucratif régie par la loi de 1901. L’adhésion est un élément juridiquement essentiel. Cette adhésion donne le droit de vote (y compris par « pouvoir ») lors des assemblées générales . En ce qui concerne les participants scolaires –qui n’ont pas le droit de vote-, l’adhésion- de 1€- est incluse dans le montant des activités.
QUE SONT LES ANIMATEURS-MEDIATEURS CULTURELS ?
Les animateurs culturels Thalassa : un « plus » et un « mieux » qui font l’originalité et la spécificité de Thalassa
Sur l’Italie et sur l’Espagne, Thalassa peut proposer, en option, la présence d’un « animateur culturel » .
- Titulaire, dans la quasi-totalité des cas, d’un diplôme universitaire (D.U, D.E.S.S, DG.I.N).
- Formé par l’Université en collaboration étroite avec Thalassa.
- Présent tout au long du séjour sur place.
- Décharge les enseignants de toutes les tâches techniques .
- Assure tout le travail pédagogique à destination des élèves.
- Sait parfaitement s’adapter à des auditoires très divers (premier cycle, second cycle,..)
Choisir cette option représente certes un surcoût financier (salaire de l’animateur, frais de déplacement et de pension) mais la présence d’un animateur culturel Thalassa permet aux enseignants accompagnateurs d’assumer avec plus « d’apaisement » le projet qui leur tient à cœur et de ne se consacrer qu’à la « gestion humaine » du groupe.
QUELQUES POINTS « FINANCIERS » :
Les modalités de règlement
- A l’ouverture du dossier : un bon de commande que le gestionnaire établira, ou un chèque de 160€
- Voyages confirmés plus de 3 mois avant la date de départ :
Acompte de 30% du montant prévisionnel du voyage par participant payant, 30 jours au plus
tard après avoir reçu le dossier d’ouverture du voyage comprenant le contrat de voyage.
Acompte de 40 % du montant du voyage par participant payant 60 jours avant le départ.
Solde à payer à la remise des documents de voyage (soit environ 30 jours avant le départ).
- Voyages confirmés moins de 3 mois avant la date de départ :
Acompte de 50% du montant prévisionnel du voyage par participant payant, 30 jours au
plus tard après avoir reçu le dossier d’ouverture du voyage comprenant le contrat de
voyage.
Solde à payer (soit 50% du prix du voyage) à la remise des documents de voyage (soit environ 30 jours avant le départ).
Les tarifs varient-ils en fonction de l'effectif ?
Nos tarifs sont généralement proposés sur la base de 49 élèves et 4 accompagnateurs, cet effectif représente la capacité standard d’un autocar.
Nos prix sont calculés en fonction de l’effectif réel du groupe. Attention: du fait de l’importance des charges globales (location d’un autocar par exemple), la diminution de l’effectif peut entraîner des variations importantes de la tarification. Pour ne pas vous placer en défaut, mieux vaut partir sur un effectif raisonnable quitte à l’élever progressivement, avec notre accord, plutôt qu’à l’inverse tabler sur un effectif important au risque de devoir demander un supplément aux familles.
Nous calculons nos prix à l’unité pour coller au plus près à la réalité et vous faire bénéficier du tarif le plus compétitif.
Proposez-vous des réductions en hiver, des suppléments applicables en haute saison ?
Thalassa fait partie des très rares organismes de voyages scolaires qui propose de VRAIS TARIFS BASSE SAISON et non des réductions « ronflantes » parfois mais qui, ramenées à la personne, ne sont pas toujours significatives. Sur certaines destinations, nous proposons même des tarifs « très basse saison ».
En ce qui concerne la « haute saison », si Thalassa prévoit des suppléments, c’est parce que les prestataires les imposent. Nous savons que les dates de voyage vous sont parfois imposées, mais il est aussi vrai que nombre d’établissements scolaires acceptent, pour des raisons financières justement, de prévoir les voyages dans des périodes où les tarifs sont moins élevés . Les prestataires ont leurs obligations … qui ne sont ni les vôtres, ni les nôtres !!
Quelles sont les conditions d'annulation ?
- Annulation du fait de Thalassa
Si des circonstances imprévisibles à la signature du contrat obligent Thalassa à annuler le voyage ou le séjour, Thalassa informe l’acheteur par lettre recommandée avec A.R. : celui-ci obtient le remboursement immédiat des sommes versées majoré d’une indemnité au moins égale à la pénalité qu’il aurait supporté si l’annulation était intervenue de son fait à cette date. Un accord amiable peut néanmoins être trouvé si l’acheteur accepte un voyage de substitution proposé par Thalassa.
-Annulation du contrat par l’établissement scolaire :
* Si le responsable de l’organisation du voyage annule celui-ci (par lettre recommandée AR) dans un délai de 90 jours avant la date de départ, les sommes versées seront remboursées.
* Si le responsable du voyage annule celui-ci dans un délai de 89 à 46 jours avant le départ, les sommes non engagées auprès des prestataires, minorées des frais administratifs, seront remboursées.
* Si le responsable du voyage annule celui-ci moins de 45 jours avant le départ, les frais d’annulation seront les mêmes que dans le cas d’une annulation d’un ou plusieurs participants (voir ci-dessous) .
- Annulation d’un ou plusieurs participants :
Lors de la fixation des frais d’annulation, Thalassa a toujours eu la volonté de privilégier l’intérêt du groupe, au « détriment » de l’individu.
UNE SOMME FORFAITAIRE DE 30 EUROS EST TOUJOURS RETENUE POUR FRAIS DE DOSSIER. Les frais d’annulation dépendent du moyen de transport utilisé pour réaliser le voyage :
Voyages en car ou « sur place »
Annulation d’un ou plusieurs élèves plus de 45 jours avant le départ : aucun frais retenu mais réajustement du prix du voyage pour tous les participants en cas de changement de tranche.
Annulation d’un ou plusieurs élèves de 45 à 21 jours avant le départ : retenue de 40% du prix du voyage.
Annulation d’un ou plusieurs élèves de 20 à 8 jours avant le départ : retenue de 50% du prix du voyage.
Annulation d’un ou plusieurs élèves de 7 jours avant le départ au jour du départ : retenue de 80% du prix du voyage.
Voyages en avion
Se référer aux conditions particulières d’annulation de la compagnie aérienne choisie, qui seront jointes au contrat de voyage.
Cas particulier :remplacement d’un élève par un autre : le remplacement d’un participant par un autre est presque toujours possible. Mais cette facilité accordée par Thalassa n’est pas un « droit » systématique : un remplacement tardif peut poser des problèmes insurmontables pour l’émission des billets d’avion par exemple. Dans ce cas Thalassa ne saurait être tenue pour responsable de l’impossibilité de procéder au remplacement d’un participant.
Qu'est-ce que la régie d'avance ?
Certains musées et autres prestataires de services, en France comme à l’étranger, n’acceptent pas les paiements effectués au préalable ou sous la forme de bons d’échange. Ils peuvent exiger un règlement sur place en espèces ou par carte bancaire. Nos séjours et circuits incluent les frais de visites programmées. S’offrent alors deux possibilités:
-soit vous vous faites nommer régisseur d’avances par l’agent comptable, auquel cas, c’est lui qui vous avancera les sommes qui seront déduites de votre facture. Veuillez nous en informer dès le retour du contrat de voyage.
-soit nous vous facturons le coût de ces visites et nous vous retournons sous forme de chèque le montant correspondant pour vous en permettre le règlement. Veillez pour ce faire au solde du dossier comptable.
ADULTES EN SURNOMBRE Très important !
Afin de ne pas « dénaturer » le sens des voyages scolaires, nous limitons le nombre d’adultes pouvant s’inscrire, en tant que participants payants, sur un voyage scolaire :de 30 à 35 participants payants, nous acceptons 3 adultes en surnombre. De 36 à 39 payants, nous acceptons 4 adultes payants en surnombre. De 40 à 48 payants, nous acceptons 5 adultes payants en surnombre .
De plus ces adultes devront s’acquitter des suppléments suivants :
- si logement en chambre double :supplément en fonction de l’hôtel et du nombre de jour : prévoir au minimum 12€ par personne et par jour – entrées sur les sites et transports en commun éventuels à acquitter sur place – adhésion obligatoire à Thalassa.
- si logement souhaité en chambre individuelle (impossible à certaines périodes), supplément à prévoir de 19€ minimum par personne et par jour EN SUS DU SUPPLEMENT CHAMBRE DOUBLE (soit 31€ minimum au total par personne et par jour.)
LES « PLUS » POUR LES ENSEIGNANTS ACCOMPAGNATEURS
Fidélité
Vous avez déjà réalisé, en tant que professeur responsable, un voyage Thalassa ou CJO (minimum 20 élèves) en 2005 ou 2006 : vous bénéficiez d’une réduction de 95€ sur votre voyage de 2007.
Super fidélité
Vous avez déjà réalisé, en tant que professeur responsable, TROIS voyages Thalassa ou CJO (minimum 20 élèves) entre 2002 et 2006 : vous bénéficiez d’une réduction SUPPLEMENTAIRE de 95€ sur votre voyage de 2007 ;
« Plus » CNARELA
Professeur responsable du voyage, vous êtes membre d’une ARELA et à jour de votre cotisation 2006-2007 : vous bénéficiez d’une réduction de 80€ sur votre voyage de l’année 2007
Bonus « enfant d’enseignant » (valable pour un seul enfant de professeur responsable, d’âge scolaire, maximum 18 ans) : 25% de réduction sur le prix du voyage si celui-ci n’excède pas 305€, 15% s’il dépasse cette somme.
QUELLE EST LA REGLEMENTATION POUR LE FRANCHISSEMENT DES FRONTIERES ?
Chaque participant doit au moment du départ être en possession de tous les documents nécessaires au franchissement des frontières. A défaut, les conséquences financières seraient à la seule charge du participant.
Les élèves mineurs de nationalité française doivent être en possession d’un passeport en cours de validité ou d’une autorisation de sortie du territoire accompagnée d’une carte d’identité ou d’un passeport périmé de moins de 5 ans (sauf G.B./ Finlande / Danemark). L’autorisation est délivrée gratuitement à la demande du titulaire de l’autorité parentale, par le maire de la commune de résidence (ou la préfecture) et sa durée de validité peut aller de 1 mois à 5 ans. Les pièces à fournir sont, selon la situation :
-une pièce d’identité
-le livret de famille avec filiation complète
-la carte d’identité du mineur
-un justificatif de domicile
-s’il y lieu la décision de justice statuant sur l’exercice de l’autorité parentale ou la délibération du conseil de famille désignant le tuteur.
NB : les jeunes français de moins de 15 ans peuvent entrer en Belgique, au Luxembourg, en Suisse et en Italie sans passeport ni CNI ni attestation de sortie du territoire, sur présentation d’un laisser passer délivré gratuitement par les services préfectoraux, sur autorisation du parent titulaire de l’autorité parentale, et valable pour un ou plusieurs voyages dans la limite de trois moins à compter de sa délivrance.
LES FRAIS MEDICAUX DURANT LE VOYAGE
Le formulaire E111 et la CEAM : où en est-on ?
Depuis juin 2004 le formulaire E111 est remplacé par la CEAM Carte Européenne d’Assurance Maladie. Pour les séjours temporaires, seuls les soins d’urgence (accident, maladie soudaine) sont accordés.
- Voyage vers un pays de l’espace économique Européen ou en Suisse: Vous pouvez bénéficier d’une prise en charge de vos dépenses de santé sur place si vous êtes muni de la CEAM. Elle est délivrée dans un délai de 15 jours, adressez-vous à l’organisme de Sécurité sociale dont vous dépendez.
- Voyage vers un pays hors EEE: s’il existe une convention de sécurité sociale avec la France et si vous entrez dans le champ d’application de cette convention vous pouvez bénéficier d’une prise en charge sur place de vos dépenses de santé.
Membres de l’Union Européenne: Allemagne, Autriche, Belgique, Chypre, Danemark, Espagne, Estonie, Finlande, France, Grèce, Hongrie, Irlande Italie, Lettonie, Lituanie, Luxembourg, Malte, Pays-Bas, Pologne, Portugal, République Tchèque, Royaume-Uni, Slovaquie, Slovénie, Suède.
Pays de l’Espace Economique Européen :
-les états membres de l’Union
-et Islande, Liechtenstein, Norvège
Notez qu’il est conseillé de conserver les éventuels justificatifs des dépenses effectuées à destination vous pourrez les présenter à votre caisse d’assuré social au retour. Par ailleurs la couverture en assurance assistance (Inter Mutuelle Assistance) dont bénéficient tous les groupes qui voyagent par notre intermédiaire offre une garantie de prise en charge et de suivi dans le cas d’accident ou de problèmes médicaux graves.
Pour plus d’information consultez le site de l’Assurance-Maladie www.ameli.fr
ORGANISEZ DES VOYAGES POUR LES PROFESSEURS, LES ADULTES ?
Thalassa n’organise que des voyages scolaires éducatifs dans le bassin méditerranéen. Océanides, agence de voyages-tour operateur, propose par contre de très nombreuses formules de voyages dans le monde entier. Cette structure se trouve à la même adresse que Thalassa. La synergie est totale !
Il reste que les voyages proposés dans notre catalogue général peuvent aisément servir de base et être adaptés à une clientèle adulte à condition que vous constituiez un groupe d’au moins 15 à 20 personnes. Les prestations pourront être modifiées bien sûr (catégorie d’hôtels, logement systématique en chambre double, restaurants , programme de visites…), la tarification également. L’équipe d’Océanides se fera un plaisir de répondre à toutes vos questions.
OCEANIDES 2 Rue Marcel Paul 30318 ALES Cedex
Tél 04 66 30 99 82 Télécopie 04 66 56 66 59
Mail contact@oceanides.fr Licence 030 95 0004 Membre APS/SNAV Agrée IATA
Sur la page d’accueil de notre site, établissez un lien direct avec le site d’Océanides
LES ASSURANCES : sont-elles incluses ? Que couvrent-elles ?
En choisissant Thalassa, votre groupe bénéficiera automatiquement et gratuitement des garanties du contrat collectivités MAIF (assurance individuelle accident, dommages aux biens: bagages, effets personnels, recours et en responsabilité civile) ainsi que des services d’INTER MUTUELLES ASSISTANCE (assistance médicale / décès, accompagnement, rapatriement et avance de fonds).
L’assurance annulation est optionnelle car légalement celle-ci ne peut être incluse systématiquement dans le montant du voyage. Mais les professeurs doivent impérativement informer les parents de cette possibilité. Il est souhaitable de la souscrire, en particulier pour les voyages incluant un transport aérien.
* Elle ne peut être souscrite que si un minimum de 10 participants en fait la demande.
* Son montant est de 8,40€, quel que soit le montant du voyage. Elle n’est pas remboursable.
* Les cas dans lesquels elle intervient ne concernent qu’une maladie ou un accident du participant, et le décès d’un proche. Sont donc exclus du champ de son application les annulations pour « punition suite à de mauvais résultats scolaires » ou les convocations inopinées à un concours ou à un examen. Elle ne couvre pas les voyages dont la totalité n’a pas été réglée dans les délais, la non-obtention de visas, l’absence de papiers d’identité au moment du départ. Elle ne peut s’exercer pour la grossesse, la maladie ou l’accident préexistant à la souscription du contrat.
* Une somme forfaitaire de 30€ est toujours retenue pour frais de dossier.
*L’assurance-annulation doit être impérativement souscrite au minimum 45 jours avant la date de départ du voyage.
Les chèques relatifs au paiement de l’assurance-annulation doivent être libellés à l’ordre de l’association Thalassa, et ne doivent donc pas transiter par le gestionnaire de l’établissement scolaire.
En cas d’annulation : celle-ci doit être déclarée par les parents du participant. Ceux-ci devront informer immédiatement :
- le professeur responsable du groupe
- la société d’assurance Elvia
- l’association Thalassa
et fournir tous les justificatifs qui leur seront demandés.
Une procédure détaillée leur sera fournie après souscription.
Rappel : aucun remboursement ne peut être effectué si le voyage n’est pas entièrement soldé.
La garantie peut être mise en oeuvre en cas de maladie médicalement constatée ou d’accident corporel subi, y compris lors d’un attentat, entraînant l’impossibilité de quitter la chambre pendant une durée minimum de 8 jours. Elle ne peut s’exercer pour la grossesse, la maladie ou l’accident préexistant à la souscription du contrat. Elle est également acquise en cas de licenciement économique du père ou de la mère ou de la personne ayant fiscalement à charge le participant mineur.
Que faire en cas de problème grave sur place ?
1/ vous avez un problème matériel :
- Contactez en premier lieu si cela le concerne notre correspondant à destination sinon
- Contactez THALASSA au numéro habituel ou, en dehors des heures d’ouverture, sur le numéro d’urgence qui vous sera communiqué avant votre départ. Précisez alors :
• votre nom
• la référence du dossier
• la nature du problème
• le lieu où vous vous trouvez
• le numéro de téléphone auquel on peut vous joindre avec l’indicatif de la région.
2/ Si vous avez un problème de santé grave (maladie, accident) :
Appelez directement Inter Mutuelles Assistance en précisant le numéro de sociétaire THALASSA dont vous aurez connaissance. Notez bien la référence IMA. Puis, prévenez-nous.
Comment se procurer de la documentation sur les destinations ?
Nous vous proposerons des documents utiles à la préparation de votre voyage mais ne disposons pas de documentation en grand nombre. Vous pouvez en faire la demande directement auprès des office de tourisme nationaux et/ou locaux. Nous vous conseillerons également la visite de sites internet qui vous renseigneront. Thalassa ? dans sa rubrique « Liens », vous propose un certain nombre de sites susceptibles de vous interesser.
POUVEZ-VOUS PROPOSER LE TRANSPORT JUSQU'A UNE GARE OU UN AEROPORT ?
Thalassa utilise les services d’Océanides, agence agrée IATA, pour le transport aérien et pour le transport en train, et ceux d’ITERCARS, centrale de réservation pour les transports par car. Nous avons une grande expérience du transport en autocar et sommes en mesure de proposer les pré et post acheminements vers vers une gare ou un aéroport de départ qu’elle qu’en soit la localisation.
LA REGLEMENTATION CONCERNANT LES VOYAGES PAR AUTOCAR
Thalassa , en tant que donneur d’ordre et organisateur de voyages, est co-responsable, avec la compagnie de transports, de la bonne exécution des services. Nous sommes particulièrement concernés par les aspects réglementaires et coopérons avec des compagnies qui s’engagent à respecter les divers aspects de la réglementation.
- Réglementation sociale dans le cadre de la conduite avec un seul conducteur :
Un conducteur seul ne peut conduire plus de 4h30 sans interruption le jour et 4h00 la nuit. A l’issue de ce temps de conduite, il doit bénéficier d’une pause au moins égale à 45 minutes qui peut cependant être fractionnée en plusieurs interruptions de 15 minutes prises sur cette période.
Le temps de conduite journalière est fixé à 09H00, il est parfois possible de le prolonger jusqu’à 10 heures, deux fois par semaine.
- Amplitude : L’amplitude est le temps séparant deux périodes de repos. Elle est de 14H00 au maximum. Il faut prendre en compte le temps nécessaire à la mise en place du véhicule et le temps d’approche jusqu’au lieu de prise en charge. Il faut également inclure les temps utiles, en fin de journée, à la recherche d’un parking par exemple. De façon générale nos programmes n’excédent pas 12H00 d’amplitude.
Si l’amplitude n’est pas suffisante pour couvrir le parcours prévu, un second conducteur devient nécessaire. Il peut se placer en relais (il vient relayer un conducteur titulaire) et ne participer qu’à une portion du trajet ou être présent de façon permanente ce que l’on nomme alors double équipage.
Conducteur en double équipage: l’amplitude est portée à 18H00.
Le système de relais successifs est tout aussi fiable et respectueux de la réglementation qu’un double équipage. A certaines périodes de l’année ou en fonction de leur organisation propre, les relais successifs seront privilégiés par les transporteurs.
- Temps de repos: le temps de repos journalier des conducteur est de 11 heures consécutives pouvant être réduit à un minimum de 09H00, 3 fois par semaine. Le calcul de l’amplitude est interrompu si les conducteurs bénéficient d’une pause continue de 09H00. Dans le cadre de voyages de longues distance, à l’issue du temps de conduite, des « coupures » sont indispensables pour le repos des conducteurs. Ils doivent alors pouvoir disposer pleinement de leurs temps, sans être importunés.
- Ceinture de sécurité : Le décret du 09 juillet 2003 étend l’obligation du port de la ceinture de sécurité aux occupants des véhicules de transport en commun de personnes lorsque les sièges sont équipés d’une ceinture. Seuls les autocars mis en circulation après le 01 octobre 1999 sont concernés et ceux qui ont été équipés par construction avant l’échéance précitée. En cas de défaut de port par les passagers, la responsabilité pénale reste individuelle pour chacun d’entre eux dès lors qu’ils sont âgés de 13 ans et plus. En aucun cas la responsabilité du conducteur ou de son employeur ne pourra être mise en cause.
Ces éléments vous font comprendre qu’un voyage en autocar ne s’improvise pas et qu’il est vivement conseillé de respecter les programmes pré établis. Il nous est difficile d’accepter que l’on soit exigeant , avant le départ, sur l’état d’un car et qu’une fois à l’intérieur, on décide de « faire un détour » non prévu. Une telle attitude serait considérer comme une « faute » dès lors qu’aucun accord n’a été donné par Thalassa.
LES HEBERGEMENTS EN FAMILLES
Quelles sont les caractéristiques d'hébergement en famille d'accueil ?
Sélection : les familles désireuses d’héberger des enfants doivent répondre à des exigences incontournables de bonne moralité, d’hygiène, du sens commun de la psychologie enfantine, d’un espace matériel adapté d’une localisation géographique compatible avec l’ensemble du réseau constitué et d’une disponibilité de temps pour être présentes aux différents rendez-vous. Elles partagent la responsabilité des élèves avec l’équipe d’encadrement dès lors que les enfants sont sous leurs toits.
Contrôle: au moment de la sélection puis régulièrement, ces familles sont contrôlées par la coordinatrice locale qui dépend du prestataire de services à destination. Le contrôle devient continu dès l’arrivée des premiers groupes puisqu’elle s’informe dès le lendemain de l’arrivée des remarques formulées par le responsable de groupe.
Motivations : ne nous leurrons pas : s’il subsiste quelques familles dont les motivations sont d’ordre moral, pour la plupart, l’accueil représente une façon d’arrondir les fins de mois.
Profil : pour réunir l’ensemble des critères précités il est fréquent de rencontrer des couples avec ou sans enfants dont l’un des membres est inactif ou encore des femmes seules qui restent au foyer.
Présence d’enfants: Cela est très variable mais ce sont souvent les chambres d’enfants ayant quitté temporairement ou définitivement la cellule familiale que les élèves vont occuper.
Organisateur local: son rôle est de coordonner l’accueil et de faire le lien entre les professeurs et les familles. Elle gère localement les petits différents et répond à vos sollicitations. Elle n’assume aucune responsabilité particulière à l’égard des enfants dont vous avez la charge.
Répartition : entre une et deux semaines avant le départ du groupe (parfois quelques jours seulement avant) vous recevrez la répartition dans les familles d’accueil. Vous pourrez ainsi disposer des numéros de téléphone de chacune et de celui de la coordinatrice. Vous pourrez les transmettre aux parents d’élèves en leur demandant de ne pas appeler dès le premier soir.
Les familles d’accueil constituent un mode d’hébergement économique destiné à mieux comprendre la culture du pays visité.
. Il est important de savoir que les familles ne s’engagent vis à vis des organisateurs locaux que sous la forme d’un contrat moral, que les défections de dernière minute ne sont pas rares mais également que les responsables de centre sont là pour répondre à vos interrogations, vos souhaits et vos critiques.
Les listes de familles vous parviendront normalement entre une et deux semaines, parfois quelques jours seulement avant votre départ. Gardez à l’esprit qu‘il vaut mieux obtenir une liste fiable tardivement que sujette à caution plus longtemps avant. Les changements de dernière minute existent, ils sont contraignants pour toutes les parties.
Pour des raisons évidentes de sécurité et d’assurance, les élèves ne sont pas autorisés à sortir le soir sauf en présence d’un accompagnateur ou d’un adulte de la famille qui les accueille.
Les allergies et régimes particuliers seront pris en compte, dans la mesure du possible, s’ils sont signifiés longtemps à l’avance. Les traitements plus lourds ou très particuliers seront soumis à acceptation préalable.
Les immersions en familles doivent être des expériences enrichissantes dont il ne faut cependant pas surestimer les retombées pédagogiques. Ce n’est pas en passant 3 ou 4 nuitées dans une famille que les élèves reviendront bilingues !
Question annexe : Les accompagnateurs peuvent-ils être logés dans des conditions différentes du groupe ?
Les professeurs, à leur demande, peuvent être logés sous un mode différent de celui proposé aux élèves. Nous insistons, cependant, sur la nécessaire proximité et disponibilité des enseignants pour répondre rapidement à toute situation imprévue sur place.
LES HEBERGEMENTS EN AUBERGE DE JEUNESSE
Les auberges de jeunesse appartiennent pour la plupart à une fédération internationale ; les auberges ont leurs règles, strictes , et à respecter impérativement . Leur confort n’est bien sûr pas celui d’un hôtel. Nous précisons pour chaque voyage les indications concernant le couchage, les nécessaire de toilettes.
LES PANIERS-REPAS
C’est un sujet sur lequel Thalassa pourrait écrire un véritable roman ! Nous avons très souvent essayé de « négocier » avec les hôtels des paniers-repas « précis »…mais nous reconnaissons avoir abandonné, de guerre lasse !
Les paniers-repas ne sont pas des « plateaux-repas » mais des pique-niques de base ; ils comprennent le plus souvent une boisson, deux sandwiches et un fruit. Leur contenu peut se répéter tout au long du séjour.